Comme son nom le précise, l’assistant(e) de direction exerce une fonction de soutien et de support auprès de son manager, en l’aidant à traiter les tâches administratives quotidiennes.
L’assistant(e) de direction, aussi appelé « secrétaire de direction » occupe une place importante dans l’entreprise puisqu’il doit jouer le rôle d’interface entre les clients et le dirigeant, d’une part, et le chef de l’entreprise et les employés d’autre part.
En quoi consiste le rôle d’un(e) assistant(e) de direction ?
La principale mission de l’assistant(e) de direction consiste à décharger son responsable ou le chef de l’entreprise des tâches administratives quotidiennes comme la gestion du planning, le traitement des appels téléphoniques et des courriers, la rédaction des rapports et des comptes-rendus, la préparation et l’organisation des événements professionnels, etc.
Étant donné la nature de son activité, l‘assistant(e) de direction est aussi nommé(e) assistant(e) de manager, assistant(e) d’unité opérationnelle ou encore attaché(e) de direction.
L’assistant(e) de direction est le relais / interface entre le patron et ses interlocuteurs qui peuvent être des clients, des salariés, des banquiers ou des fournisseurs. Il doit donc avoir d’excellentes capacités relationnelles et une volonté d’apprentissage / de développement personnel.
Le métier d’assistant(e) de direction est extrêmement différent d’un secteur à l’autre. Il permet aussi de se diriger vers plusieurs domaines comme le domaine de la comptabilité, le domaine des ressources humaines, le domaine commercial et le domaine industriel.
Le profil idéal d’un(e) assistant(e) de direction
L’assistant(e) de direction doit disposer d’un certain nombre de compétences, aussi bien juridiques que relationnelles. Il / elle se doit aussi d’être un(e) excellent(e) communicant(e), c’est-à-dire avoir une bonne aisance orale avec tous ses interlocuteurs.
L’assistant(e) de direction doit également avoir des capacités d’analyse et rédactionnelles, être minutieux, impliqué(e), sérieux et discret.
Ce poste exige aussi de la disponibilité, de multiples expériences professionnelles dans divers domaines et une parfaite maitrise des nouvelles technologies.
Pourquoi travailler avec un(e) assistant(e) de direction ?
Sans son soutien, le chef de l’entreprise sera perdu ! Courriers, appels téléphoniques, compte-rendu, suivi des dossiers, l’assistant(e) de direction est amené à exécuter plusieurs tâches. Il doit aussi organiser et assister aux réunions et contrôler la mise en application des décisions prises par ses supérieurs.
Ce métier est extrêmement varié. Pour le réussir, il faut avoir un profil polyvalent, être flexible et capable de s’adapter aux différentes situations / conditions de travail.
Il est possible de faire appel à une(e) assistant(e) de direction suite à la croissance de l’entreprise et donc l’augmentation des responsabilités.
L’accroissement temporaire d’activité et pluralité des contacts incitent souvent les chefs d’entreprises à solliciter les prestations des attaché(e)s de direction.
Bien que ce métier exige une totale disponibilité, il est possible de travailler avec des assistant(e)s en distanciel, via les nouvelles technologies de communication.
Votre assistant virtuel sera toujours disponible pour soulager votre directeur de ressources humaines et pour prendre en charge, une partie ou la totalité de la gestion administrative interne.
Il / elle est indispensable au bon déroulement de votre activité et à l’exécution de vos ordres / décisions. C’est l’acteur / actrice de premiers ordres de votre entreprise en termes de soutien de la direction, de la coordination et de la gestion des projets.