Il existe mille et une raisons de travailler avec un assistant à distance. Cette solution est très intéressante puisqu’elle permet d’accroitre la productivité, rapidement, et de profiter d’un travail de qualité.
Faire appel à un assistant en distanciel est à la portée de tous les professionnels ainsi que de toutes les bourses.
Avoir un assistant n’est plus un choix. C’est quelque chose d’indispensable lorsque l’on souhaite booster son activité et gagner un temps précieux en externalisant les tâches secondaires, répétitives et souvent chronophages.
Comme vous le savez, l’intelligence collective est très importante dans tous les secteurs et comme dit le proverbe africain « Seul on va vite, ensemble, on va plus loin ». L’externalisation est le secret de tous ceux qui ont réussi. C’est donc le temps d’en tirer profit !
Comment collaborer avec un assistant à distance ?
- Déterminer les outils et les méthodes à utiliser
Bien que chaque assistant à distance dispose de ses propres outils et méthodes de travail, c’est à vous, son employeur, de lui présenter la nature de votre activité, vos objectifs, les tâches qui lui seront confiées et les outils que vous utilisez au sein de votre entreprise.
Certains chefs d’entreprises laissent leurs assistants choisir leurs outils pour exécuter leurs missions, car ils sont habitués à les utiliser, seront donc plus rapides et plus efficaces.
- Déterminer les tâches à externaliser
C’est la première étape et la plus importante lorsque l’on prend la décision de faire appel à un assistant à distance.
Vous devez donc commencer par déterminer les tâches à sous-traiter et le temps qu’il est possible de gagner en ayant recours à l’externalisation. Vous devez aussi fixer le budget que vous êtes prêt à investir.
À noter que l’assistance virtuelle permet d’économiser plus de 50 % des dépenses d’affaires puisqu’il travaille à distance et que vous n’aurez pas à investir de l’argent pour l’achat ou pour la location d’un espace de travail.
Comment tirer le meilleur parti de son assistant à distance ? Les conseils de nos experts
- Privilégiez la communication : La communication est extrêmement importante pour avancer rapidement et surtout plus loin. Il est donc conseillé de rester en contact, tous les jours, avec son assistant à distance. Vous pouvez profiter des nouvelles technologies de communication, comme la messagerie instantanée et les réseaux sociaux pour gagner du temps. Votre assistant à distance sera aussi heureux et plus motivé lorsque vous suivez, régulièrement, l’avancement de son travail.
- Créer des dossiers de partage : Au début d’une relation de collaboration, il est important de partager toutes les informations nécessaires avec son assistant virtuel.
Vous pouvez lui communiquer votre cahier de charges, vos objectifs, les codes d’accès nécessaires à votre environnement de travail et toutes les données qui lui permettront d’avancer rapidement dans l’exécution de sa mission. Vous pouvez, par exemple, créer un dossier de partage qui comprend toutes les informations et de le partager sur le web via des outils numériques comme Google Drive ou Dropbox.
- Être clair sur ses attentes : Lorsque l’on décide de faire appel à un assistant à distance, c’est surtout pour gagner du temps et déléguer certaines tâches secondaires pour pouvoir se concentrer sur le cœur de son métier. Voilà pourquoi il est important de bien décrire, avec minutie, les tâches que l’on souhaite déléguer.
Soyez clair sur vos attentes pour que votre assistant virtuel puisse avancer rapidement, en autonomie, et vous faire gagner du temps, donc de l’argent.