PME, TPE, Startup, E-Shop

Rôle "Assitante Administrative"

  • Scanning, Classement et archivage numérique
    • Courriers divers : Propositions commerciales, relances de paiement et mises en demeure,
    • Classement et archivage des documents comptables,
    • Classement des devis et factures,
    • Documents RH : Fiches de paie, contrats de travail, etc.
  • Gestion du courrier et des emails
  • Prise des appels téléphoniques
    • Accueil personnalisé en français ou en anglais.
    • Gestion des débordements d’appels.
    • Transfert lors des pauses ou fermetures.
    • Attribution d’un numéro fixe.
    • Filtrage des démarchages commerciaux
    • Récupération du motif de l’appel et des coordonnées selon vos consignes.
    • Transfert des messages par email, par SMS ou sur votre espace client en temps réel.
  • Encodage et saisie de données
    • Saisie de devis, saisie de coordonnées, saisie clients, formalisation de devis
    • Actualisation de base contacts (base de données clients, invitation événements, contacts personnels, mailing…),
    • Préparation comptabilité (saisie de notes de frais, gestion de factures….),
    • Publipostage (envoi de courriers, envoi de factures…),
    • Mise à jour d’un site web (mise en ligne de l’information…).
  • Prise en charge de démarches administrative
  • Rédaction
n

Rôle "Assistante de direction"

  • Prise des appels téléphoniques pour le Chef d’entreprise
  • Gestion de l’agenda et prise de rdv
  • Organisation des voyages et déplacements
    • Trouver les meilleurs billets aux meilleurs prix.
    • S’informer sur les différentes formalités nécessaires pour partir, si c’est à l’étranger (visa, passeport…).
    • Choisir un hôtel selon vos goûts, au plus près de vos lieux de rendez-vous.
    • Sélectionne les restaurants où vous pourrez inviter un client,
    • Se renseigne sur les différentes activités culturelles que peut proposer l’endroit.
  • Transcription de comptes rendus audios

Rôle "Employé administratif opérationnel"

  • Recherche de produits et services
    • Ex : Recherche Opérateur de téléphonie, un nouveau fournisseur d’énergie ou un service très ciblé
    • Faire les sélections sur Internet, ou ailleurs, de tous les prestataires répondant à vos exigences.
  • Suivi et règlement des factures
    • Réceptionner et vérifier les factures fournisseurs.
    • Mise en place d’un échéancier facilement lisible permettant d’anticiper toutes les sorties de fonds nécessaires sur votre trésorerie.
    • Suivre les échéances de paiement.
    • Les rapprocher de votre état de trésorerie.
    • Vous alertez à temps sur un problème de factures ou votre compte bancaires en cas de problème pour vous permettre de prendre les mesures adaptées.
    • Dématérialisation des vos factures.
  • Suivi recrutement
    • Suivre, étape par étape, le processus de recrutement,
    • Rédiger les contrats de travail,
    • Gérer les paies (établissement des bulletins de salaire),
    • Gérer les déclarations auprès des organismes sociaux,
    • Gérer les congés payés,
    • Suivre les dossiers de maladie et de prévoyance,
    • Gérer les embauches, les départs et les absences,
    • Établir les tableaux de bord RH (turn-over, absentéisme, masse salariale…),
    • Fournir un reporting détaillé à l’aide de tableaux de bord.
  • Gestion des achats
    • Effectuer des tâches (de la commande à la relation fournisseurs et prestataires) qui peuvent être hebdomadaires voire quotidiennes pour assurer la maintenance et la continuité des achats.

Rôle "Assistante Comptable"

  • Classement des documents comptables
  • Encodage des écritures comptables des opérations à l’entrée et à la sortie
  • Encodage des financiers (caisse, banque via coda ou papier)
  • Encodage des opérations diverses salariales
  • Encodage des opérations diverses TVA
  • Apurement des fournisseurs/clients
  • Préparation et pré-envoi des déclarations TVA, listing TVA et relevés intracom, relevés intrastat
  • Ecriture de fin d’exercice
  • Préparation des clôtures de bilan et annexes fiscales
  • Préparation des différentes fiches fiscales (honoraires et commissions)
  • Relance facture impayée et suivi des litiges

Rôle "Administratrice des ventes"

  • Gestion des devis, gestion des commandes et suivi de facturation
    • Etablir des devis avec les mentions légales accompagné d’un courrier circonstancié
    • Etablir un tableau de bord de suivi des
  • Suivi des factures et relance de paiements
    • Points réguliers sur vos comptes clients,
    • Diagnostics des clients à risque,
    • Relances téléphoniques à l’amiable,
    • Suivis des relances des impayés,
    • Suivis des contentieux,
  • Gestion Client difficile, Prise en charge des réclamations

Rôle "Employé administratif polyvalent - Taches variées"

  • Organisation d’évènements entreprises, séminaire
    • Briefing avec le(s) responsable(s) de l’entreprise pour cerner les besoins
    • Définition et suivi du budget
    • Recherche de prestataires (hôtellerie, restauration, location de salle et de matériel, billet d’avions, imprimeur, etc.)
    • Demande et suivi des devis
    • Gestion de planning
    • Suivi logistique
    • Communication sur les réseaux sociaux.
    • Autres missions administratives liées à l’organisation de votre séminaire.
  • Travaux bureautiques
    • Classement, l’archivage et la numérisation des documents administratif
    • Rédaction de documents, mise en forme et corrections sur Word, Excel et Powerpoint
      • de la prospection (la promotion, la négociation, la réassurance…)
      • des litiges (les relances, les avertissements, les mises en demeures…)
      • des événements (les invitations aux afterwork, les séminaires, les vœux pour la nouvelle année…)
      • des recrutements (rédaction de l’annonce)
      • de la rédaction sur site web (SEO),
    • Utilisation d’outils bureautiques, tableurs Excels
    • Prise de notes et rédaction de comptes-rendus de réunion
    • Gestion de DB
      • De récolter les données de vos différents services.
      • de saisir, trier et analyser vos données.
      • de créer une base de données regroupant tous vos contacts clients et prospects.
      • de classer les informations de votre base de données en fonction de critères définis avec vous.
      • de gérer toutes les modifications ou additions à apporter à votre carnet d’adresse.
      • de mettre à jour régulièrement la base de données.
      • de nettoyer la bdd en assurant le dédoublonnage et en effaçant les erreurs de la base.

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